Organización y gestión escolar de centros educativos con un ERP educativo
Un ERP educativo puede ser un gran aliado a la hora de mejorar la organización y gestión escolar de los centros educativos. Y esto lo logra facilitando y automatizando tareas, aumentando la seguridad y la eficacia entre otras cosas.
En este artículo vamos a hablar de cómo un ERP educativo puede ser la herramienta que tu centro educativo necesita para mejorar su organización y su gestión escolar. Pero primero empezaremos aclarando el término ERP y su papel en los centros de formación.
¿Qué es un ERP educativo?
Las siglas ERP se corresponden con Enterprise Resource Planning o en castellano: Planificación de Recursos de la Empresa. Los ERP son software diseñados para facilitar la integración de las diferentes áreas de una empresa: el área de facturación, el área financiera, el área contable, el área de Recursos Humanos, el área fabricación, el área suministros, el área compras, el área atención al cliente, el área calidad…etc.
Un centro educativo es también una empresa y esta es la razón por la que cada vez más centros opten por utilizar distintos ERP estándar que existen en el mercado, desarrollen sus propios ERP o bien combinen de diferentes módulos para mejorar la gestión de las diferentes áreas del centro.
Pero los centros educativos son un tipo de empresa que tiene una serie de necesidades especiales que no son cubiertas por los ERP estándar que hay en el mercado. Es por esto que en los últimos años han surgido ERP especializados en la gestión integral de centros escolares.
Hay áreas en las que un centro escolar puede arreglárselas utilizando un ERP estándar de gestión empresarial, como por ejemplo el área financiera, el área contable o incluso el área de recursos humanos. Pero en un centro escolar nos encontramos también con áreas especializadas, que solo existen en este sector y que hacen que resulte mucho más eficaz utilizar un ERP educativo antes de intentar adaptarse a un ERP empresarial no especializado en el sector.
¿Cómo puede ayudar un ERP educativo a mejorar la gestión de un centro escolar?
Entre las funciones de un ERP educativo, las más habituales son:
- Gestión económica y facturación: Permiten crear calendarios de cobros automatizados con diferentes periodicidades, hacer seguimiento de pagadores y morosos, consultar informes para hacer previsiones, etc.
- Gestión académica: Permite generar horarios, hacer boletines de calificaciones adaptados a diferentes sistemas educativos, gestionar actividades extraescolares, gestión integral del aula para profesores, gestión de la documentación oficial del centro, etc.
- Gestión de las comunicaciones: Permite hacer una gestión eficaz de todas las comunicaciones del centro, tanto interna como externa. Esto se traduce en una comunicación fluida y eficaz con los padres de los alumnos, entre los miembros del personal del centro y con los mismos alumnos. Además facilitan la seguridad de estas comunicaciones para que se hagan dentro del marco de la ley de protección de datos.
- Plataforma escolar: Algunos ERP educativos incluso incluyen algunas funciones propias de las plataformas educativas, como por ejemplo repositorios de contenidos, posibilidad de crear blogs de clase, etc.
Ventajas del uso de un ERP educativo para un centro escolar
- Ahorro de tiempo y costes en las labores administrativas: Como permite automatizar muchos procesos, esto favorece un ahorro tanto económico como en el tiempo que tradicionalmente se dedica a las labores administrativas.
- Centraliza y asegura todos los datos manejados por la institución: Todos los datos procesados por el centro quedan almacenados de forma segura en la nube, garantizando que se cumpla con la legislación vigente en materia de protección de datos.
- Posibilidad de adaptarse a las necesidades de tu centro: Algunos ERP también ofrecen la posibilidad de adaptar sus módulos teniendo en cuenta las necesidades específicas de tu centro.
- Gestión eficaz y segura de la documentación oficial del centro.
- Los padres de los alumnos pueden estar informados en todo momento y hacer seguimiento de los progresos de sus hijos.
- Gestión económica más eficaz: Al automatizar los cobros y permitir hacer un seguimiento de los pagos, la gestión económica del centro no solo es más fácil si no mucho más eficaz.
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