Muchas veces cometemos el error de considerar el gasto en tecnología como un coste y muchas veces no es un coste en sentido estricto ya que el desembolso desencadena la desaparición de otros  costes que, en la mayoría de los casos, permanecían “ocultos”. De hecho, desde un punto de vista clásico, la tecnología ha venido haciendo eso: Ahorrar mano de obra principalmente, que es uno de los recursos más caros siempre. La otra vertiente de las TIC es hacernos la vida o el trabajo más agradable y cómodo. Es en esta segunda vertiente es donde se puede caer en unos costes en el sentido real del término.

En los centros educativos se han introducido la tecnología en todas las áreas: Sistemas de gestión, móviles, Tablet, comunicaciones wifi, accesos físicos, pizarras interactivas, proyectores. No cabe duda que el presupuesto TIC va en aumento pero podemos distinguir dos áreas:

1. TIC en el proceso productivo o de enseñanza: Pizarras interactivas, Tablet, proyectores, almacenamiento Cloud, Comunicaciones banda ancha, wifi
2. TIC en el proceso organizativo: Erp de gestión educativa, comunicación organizativa, gestión económica, imagen

Si nos metemos dentro del Aula de clase nos damos cuenta que, al menos a medio plazo, no podemos sustituir al profesores, con lo que tenemos un incremento de costes que se supone mejora el sistema de aprendizaje por un lado y por otro ahorra algunos tiempos al profesor en tareas de seguimiento, control y gestión que podrá repercutir en tareas de mayor valor añadido. Toda esta mejora educativa será importante comunicarla al exterior tanto a las familias como a antiguos alumnos como a clientes potenciales pues es donde podremos rentabilizar esa inversión en tecnología.

Actualmente muchos centros están introduciendo en el Aula Tabletas y pizarras interactivas junto a recursos digitales de mayor o menor calidad. No cabe duda de que el alumnado se siente estimulado por estos cambios aunque el impacto final sobre el nivel educativo está todavía por verse.

Si atendemos a la organización los ahorros que produce las TIC están muchos más claros: Frente al coste TIC  se producen los siguientes ahorros:

• Trabajos rutinarios de secretaria
• Tiempo atención telefónica para gestiones de las familias (información económica, petición de tutorías, petición información de eventos…et)
• Ahorro en impresión: papel, tinta, ensobrado
• Informes de resultados de gestión y académicos

Podemos conseguir que las personas ahorren tiempo con la tecnología y este tiempo sobrante puedas emplearlo en tareas realmente productivas y de valor.

En el caso de los colegios ese tiempo de ahorro de tareas se puede emplear:

• En el caso de los profesores en enseñar, crear contenidos, preparar las clases.
• En el caso del personal de secretaria: Crear informes de gestión, atención a las familias, gestión de recobro

En el caso de los Jefes de estudio:

• Diseñar programas educativos,
• evaluar profesorado,
• control calidad de educación

En el caso de Gerentes:

• Planificación financiera,
• presupuestario,
• informes para propiedad,
• estrategia empresarial

Pero además una buena plataforma de gestión puede compensar una serie de “Costes Ocultos” como son:

• Ahorro en infraestructura informática: servidores locales, licenciamiento sistema operativo y base de datos, sistemas de copias de seguridad, redundancia, firewall, seguridad, antivirus y mantenimiento informático.
• Ahorro energía eléctrica de sistemas informáticos
• Ahorro en telefonía.
• Ahorro en impresiones: papel, tóner, manipulado, tanto por comunicados como boletines.
• Ahorro tiempo en reuniones e informes entre profesores.
• Ahorro tiempos de cobro a través de una correcta gestión de morosidad.
• Ahorro tiempos de creación de horarios a través del generador.
• Ahorro tiempos en implantación y gestión de LOPD, así como sistemas de calidad.