Cada vez más centros educativos se deciden a implantar un software de gestión escolar. Si todavía no tienes claro cuáles son las ventajas de usar un programa de gestión escolar en tu centro, en este artículo te explicamos bien qué es un software de gestión escolar, para qué sirve y cómo puede ayudar a mejorar la gestión diaria de un centro de estudios.
¿Qué es un software de gestión escolar?
Se trata de un ERP educativo o un programa que ayuda a integrar las diferentes áreas de gestión dentro de un centro de formación: el área de facturación, financiera, contable y administrativa, el área de comunicación y atención al cliente, la organización escolar del centro, los sistemas de calificación, etc.
En resumen se trata de un software ideado para unificar las diferentes áreas de gestión del centro para poder hacer una gestión más eficaz y coordinada de todos los departamentos necesarios para el buen funcionamiento de un centro escolar.
¿Para qué sirve un software de gestión escolar?
Las diferentes áreas necesarias para la gestión escolar de un centro pueden beneficiarse de la integración de un programa de gestión escolar:
- Área de gestión administrativa y facturación: Un programa de este tipo permite configurar un calendario de pagos periódicos (mensual, trimestral, anual, etc.), mantener un control total sobre los recibos pendientes, tener acceso a informes de gestión, gestionar la tesorería del centro, etc.
- Área de gestión académica: Este tipo de programas ofrecen funciones como un generador de horarios, un generador de boletines de calificaciones, posibilidad de gestionar la documentación oficial exigidas por los gobiernos autonómicos o incluso gestionar las actividades extraescolares. Los profesores por ejemplo pueden introducir las calificaciones, crear y evaluar parciales, crear entradas en el tablón de la clase, llevar un control exhaustivo de las asistencias e incidencias de clase, gestionar las tutorías, hacer un seguimiento académico pormenorizado por alumno y por materias. Los padres de los alumnos pueden hacer un seguimiento del alumno consultando las, la fecha de los parciales y las calificaciones, comprobar la asistencia e las incidencias de clase, solicitar tutorías, consultar los horarios de clase, etc.
- Área de Comunicaciones: En el área de comunicación un software de gestión de centros educativos permite tener una comunicación fluida y eficaz entre todas las partes. Posibilita crear envíos con distintos remitentes cumpliendo con la ley de protección de datos. Estos envíos pueden ser de correos electrónicos, SMS o comunicados push a la App. La Secretaría del Centro puede publicar un calendario del centro, comunicar todo tipo de avisos y noticias que aparecen automáticamente en el área pública de la App de alumnos y familias, etc.
Ventajas de utilizar un software de gestión escolar
- Un importante ahorro de tiempo en tareas administrativas como las tareas de facturación, el cobro de recibos, las inscripciones a actividades extraescolares, la gestión de las rutas, el comedor, las listas de clases o los comunicados masivos.
- Una mejora en la comunicación con las familias proporcionando un medio moderno de comunicación con las familias por web o app móvil, que permite comunicar de forma masiva pero personalizada.
- Un buen vehículo para facilitar a las familias la petición entrevistas con los profesores, en el que los padres pueden escoger entre todas las horas posibles. Facilitando la modificación o anulación.
- Permite realizar un mejor seguimiento de cobros e impagos.
- Permite realizar previsiones de tesorería, de los bancos y de los presupuestos mensuales y anuales.
- Proporciona a los profesores una herramienta ágil para realizar el seguimiento del aula compartiendo la información con las familias y la jefatura de estudios del centro escolar.
- Mejora la gestión de la documentación oficial del centro de forma rápida y segura, adaptada a los últimos cambios en la legislación.
- Facilita la comunicación inmediata al permitir publicar de forma sencilla a través de web o app la agenda del centro, cualquier noticia o aviso.
- Ayudan a tener una planificación escolar eficaz gracias a el uso de herramientas como el generador de horarios que permite elegir entre varias opciones, introducir todo tipo de variables y publicar dicho horario de forma automática para toda la comunidad educativa.
En definitiva el uso de un software de gestión para centros educativos ahorra tiempos de gestión de todo el personal, significa también un importante ahorro económico al mejorar y unificar la gestión y permite tomar mejores decisiones para el centro.
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