Este post no pretende explicar todo lo concerniente a las facturas rectificativas, pues resultaría un poco largo, tampoco versa sobre la Ley 37/1992 referente al IVA. Lo que pretende es un acercamiento resumido y práctico a toda la problemática de rectificaciones de facturas y recibos, así como el tratamiento especifico que se dan en los colegios y otros centros de formación.
En nuestras labores de consultoría de gestión de colegios, nos hemos encontrado algunos programas de gestión que no terminan de adaptar este reglamento de forma correcta, a pesar de haber entrado en vigor hace mas de siete años. Quizá porque se mezclan algunos conceptos relacionados con la Ley del 1992 acerca de los abonos que de alguna forma dejaba algunos cabos sueltos. En realidad, salvo un caso de inspección, estos errores de facturación no suelen salir a la luz fácilmente en unos estados contables, con lo que puede estar pasando inadvertidos.
Otras veces, aunque el programa lo permite , es el usuario el que no hace la operativa de forma correcta por una mala praxis y un desconocimiento de esta legislación. Una cosa es lo que te permite realizar el programa y otra lo que se puede hacer desde un punto de vista legal.
Vamos a hablar sobre la típica problemática que tienen los colegios y centros de formación cuando hacen sus facturaciones periódicas. Los recibos mensuales no suelen ser el problema, pero existen servicios adicionales que son objeto de altas y bajas , así como servicios puntuales, entonces es frecuente que los recibos emitidos de forma masiva contengan errores en cuanto a sus conceptos de cobro. Esos errores dan lugar a reclamaciones de los usuarios y a la necesidad de rectificar los recibos emitidos (cobrados o no), días después. Lo normal es que el cliente se de cuenta del error cuando ya se lo han cobrado. Se opte por devolver el recibo o no, la forma de operar para modificar un recibo o factura es crear una factura rectificativa
¿Qué es una factura rectificativa?
Se trata de una factura que rectifica a otra ya emitida. La idea de los legisladoras es que no se modifiquen las facturas una vez emitidas (siempre es posible modificarla el mismo día y si es la última factura emitida) , sino que los cambios han de hacerse a través de una factura rectificativa. Esta factura rectificativa ha de identificarse como tal (a través de una serie o un prefijo especial y de también de un titulo de rectificativa), también ha de detallarse a que factura es a la que hace referencia y la descripción de la causa que motiva la rectificación.
Existen otros casos que dan origen a facturas rectificativas, como por ejemplo que la factura no cumpla alguno de los requisitos establecidos como obligatorios en los artículos 6 y 7 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación o si se dan las circunstancias que den lugar al cambio de base imposible del IVA (articulo 80 de la Ley 37/1992). También cuando las cuotas repercutidas del IVA se hubiesen determinado incorrectamente. Errores en el cliente,etc.
La rectificación se efectuará tan pronto como el obligado a expedir la factura tenga constancia de las circunstancias que obligan a su expedición siempre que no hubieran transcurrido cuatro años a partir del momento en que se devengó el impuesto
A efectos prácticos, su programa de facturación debe de permitirle hacer rectificativa sobre cualquier factura ya emitida (una o varias). También debe de permitir hacer rectificativa de rectificativa, así como rectificar varias veces una factura.
Esa factura rectificativa podrá modificarse, es decir, no tiene que ser completa y podrá resultar positiva o negativa , aunque lo mas habitual es que sea negativa. De hecho, lo más habitual, es hacer una rectificativa para realizar un abono de un concepto de cobro erróneo, lo que quiere decir que el abono, como se conocía antes es ahora una factura rectificativa.
