Cuando nació el teléfono se considero un medio de comunicación revolucionario. Poco a poco se fue imponiendo a nivel particular y luego empresarial. Con el nuevo siglo ha ido perdiendo protagonismo respecto al desarrollo de otros medios de comunicación. Sin embargo, y a pesar del nacimiento de los teléfonos móviles es todavía un medio de comunicación fundamental.
El teléfono fijo ha quedado como lo que es, un teléfono no personal sino general, un centro de recepción que distribuye las llamadas, son las centralitas telefónicas que, en las empresas se han ido convirtiendo, en un medio de lujo, por lo costoso que resulta su mantenimiento en cuanto a personal humano se refiere y crecen los sistemas de operadoras automáticas con cada vez más sistemas inteligentes y de reconocimiento de voz. Sin embargo sigue siendo el medio que proporciona una mayor urgencia en el mensaje con un feedback o respuesta inmediato. Es por ello que es le medio por excelencia para las urgencias en general.
¿Pero qué ha pasado en los colegios con la centralita?
Esto ha cambiado poco a día de hoy, todavía operan la secretaria y recepcionista que atiende también al público que acude presencialmente al centro. Esta es una figura importante todavía y poco prescindible, pero que tiende a la saturación por distintos motivos sociales, entre ellos, el que la comunicación familias/colegio se ha incrementado notablemente debido la implicación de los padres en la vida colegial y al incremento de actividades varias en los colegios.
El teléfono se muestra insuficiente para satisfacer esta creciente demanda, y mas, en un tipo de organización de tamaño relativamente pequeño como es un colegio, donde la economía de escala no ayuda a crear un Call Center como tienen otras grandes compañías (Por cierto el tamaño de los colegios en España no ayuda en muchos aspectos organizativos, se estima que el tamaño ideal son 5000 alumnos, pero esto es otra historia).
Llegados a este punto puedo describir mi propia experiencia cuando marco el teléfono fijo de un colegio. No habló de teorías, hablo de primera mano. A diario trato con muchos colegios y experimento en mis propias carnes lo que ocurre con la centralita. Tambien me imagino la experiencia de algún padre que necesita contactar por voz para algún asunto mas o menos urgente: La sensación no es buena y la imagen del centro no sale reforzada. Y no solo eso, cada llamada atendida , normalmente deriva en una gestión administrativa que también requiere tiempo.
La gestión de la centralita en una de las n razones para implantar una buena plataforma de gestión de colegios.
Para descongestionar su centralita , ¿Qué característica debería de tener cualquier plataforma de gestión de colegios?
Básicamente debe de ser un canal de comunicación alternativo para procesar tareas administrativas, y de gestión del aula, así como proporcionar la información necesaria en distintos ámbitos a los padres e incluso al personal del colegio. ¡Ojo! que si la plataforma no es lo suficientemente ágil puede llevar a un aluvión de llamadas por su mal uso y, lo que debiera contribuir a la buena marcha de los procesos, se acaba convirtiendo en un problema adicional: Así es la informática muchas veces.
¿Cuáles son las gestiones que se pueden automatizar a través de su plataforma y contribuirán a descongestionar la centralita?. Las enumeramos en orden a la cantidad de tiempo y llamadas que suelen ocupar:
1.- Gestión de tutorías o entrevistas con los padres, a través de un sistema de agenda y disponibilidades.
2.- Avisos de los padres a secretaria o profesores.
3.- Contratación diaria y temporal de servicios (permanencias, comedores…etc).
4.- Tareas de seguimiento académico: notas, controles, deberes.
5.- Comunicados masivos y circulares online.
6.- Gestión de autorizaciones excursiones y demás actividades.
7.- Consultas recibos, servicios, tarifas.
8.- Consultas calendarios eventos del centro , reunión de curso.
En definitiva, se trata de dotar a las familias y a los docentes de una herramienta ágil, rápida e intuitiva (App familias). Por ello es importante que sea en formato App, aunque no debe de ser exclusivamente este medio, hay que seguir dando cobertura al acceso a través de ordenador.
