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Un buen programa de facturación puede facilitar y abaratar mucho la gestión económica de un centro de formación. Si quieres saber cómo un programa de este tipo puede ayudarte a tener una gestión administrativa de centros educativos más eficaz, en este artículo te hablamos de sus ventajas.

¿Qué es y para qué sirve un programa de facturación?

Un programa de facturación esuna herramienta informática creada para asistir en todas las tareas relacionadas con la gestión económica en el área de ingresos de una  empresa o institución. Sirve para emitir facturas o recibos, gestionar los pagos/impagos, almacenar datos, tener informes al día sobre la situación económica y tesorería de la empresa, etc.

En el caso de un centro educativo, la gestión económica cotidiana es especialmente compleja, ya que es necesario emitir cientos de recibos mensuales debido a que la cantidad de clientes y conceptos de cobro diferentes es muy elevada.  Así que el uso de un programa de facturación, trae consigo numerosas ventajas que pasamos a enumerar en el siguiente apartado.

Ventajas de usar un programa de facturación en un centro educativo

Un programa de facturación es una herramienta que permite agilizar y profesionalizar la gestión económica de un centro educativo.

Entre las ventajas más importantesque aporta el uso de un software de gestión económica y facturación para los centros de estudios, destacamos:

  • Ahorro de tiempo: Se evita la pérdida de tiempo que supone la emisiónde todas las facturas o recibos a mano, eliminando tediosos pasos innecesarios como la comprobación de que todos los números de los recibos o facturas sean correlativos, etc.
  • Ahorro económico: No es necesario delegar esta función en una empresa externa. Una de las principales ventajas es que el mismo personal del centro puede manejarlo sin dificultad.
  • Ahorra espacio: Evita la necesidad de almacenar todas las facturas en molestos archivadores y carpetas que ocupan mucho espacio, porque todas las facturas quedan almacenadas en el programa y pueden consultarse siempre que sea necesario.
  • Permiten consultar un resumen de la actividad contable del centro en cualquier momento y sacar informes. Algo de gran valor para la toma de decisiones.
  • Incrementa la organización: Al tener toda la facturación al día y preparada, incluso con meses de antelación, podemos facturar con un solo click llegado el día oportuno, lo que contribuye a evitar situaciones de estrés que generan en muchos casos errores.
  • Disminuye los ratios de impagados: Al tener un control exhaustivo de los pagos y una herramienta para gestionar los impagados, estos se reducen al mínimo. Además algunas funciones como los preavisos de giros o realizar estos a tiempo reducen los niveles de devoluciones.
  • Posibilidad de tener almacenamiento en la nube:Los mejores programas de facturación además ofrecen la posibilidad de almacenar toda la información en la nube. De esta manera no ocupan lugar en los equipos del centro, se puede acceder a la información desde diferentes equipos al mismo tiempo y desde diferentes lugares, se crean copias de seguridad automáticas, se cumple con la ley de protección de datos personales vigente, etc.

Aula 1 posee un módulo de gestión económica y facturación específico para centros escolares.

La plataforma de gestión escolar Aula1, incluye un completo sistema de facturación que está adaptado específicamente a las necesidades de los centros formativos.

Esto se concreta en una importante oferta de funciones especialmente ideas para la gestión económica diaria de un centro de estudios que van más allá de las que puede ofrecer un programa de facturación más genérico.

Algunas de sus funciones más interesantes son:

  • Permite diferenciar entre los alumnos y los pagadores. Algo que resulta muy importante cuando los alumnos son menores de edad y no son ellos los que pagan sus recibos. Además también es posible configurar diferentes pagadores para un mismo alumno.
  • Es posible programar pagos periódicos (mensuales, trimestrales, etc.), lo cual además de ahorrar trabajo en la emisión de recibos, permite acceder a previsiones de facturación futuras en todo momento.
  • Permite gestionar diferentes empresas y bancos.Esto es perfecto para instituciones educativas compuestas por varios centros diferentes.
  • Permite controlar los recibos pendientes de todos los emisores y hacer un seguimiento exhaustivo de la morosidad.
  • Se puede integrar con varios sistemas contables como Dynamics, Contaplus, Factusol, Sage, etc.
  • El almacenamiento de los datos es en la nube con todas las garantías de seguridad que ofrece la tecnología Azure de Microsoft.
  • Los recibos bancarios cumplen con las normativas bancarias SEPA

Introducir un programa de gestión económica y facturación en tu centro educativo trae consigo la profesionalización de la gestión contable, un importante ahorro de tiempo en las gestiones y un considerable ahorro económico a la larga al mejorar la eficacia de la gestión.

Si quieres recibir más información sin compromiso sobre el módulo de gestión económica para centros escolares de aula 1, no dudes en contactarnos: Solicita información.

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