Sistemas para comunicación con las familias de los alumnos en los centros docentes

Podemos decir que uno de los ámbitos de la vida que más se ha visto influido por la llegada de la tecnología son las comunicaciones. Utilizar las posibilidades de las comunicaciones con las familias de los alumnos es una de las tres principales causas por las que un centro de enseñanza o colegio contrata una plataforma de gestión. Las otras dos tienen que ver con aspectos administrativos y organizativos.

Resulta obvio que la principal causa por la que unos padres quieren comunicarse con el colegio de sus hijos es porque son los responsables de su educación y porque son los clientes de alguna manera sin ser los usuarios o beneficiarios del servicio. Actualmente nos encontramos con una paradoja: Los padres tienen una mayor conciencia a la hora de implicarse en la educación de los hijos y, sin embargo, existe mucho menos tiempo para afrontar esa tarea. La información que les llega ha de luchar con un bombardeo de información de otras muchas facetas de la vida, no tan importantes pero que utilizan estrategias y métodos cada vez más efectivos para llamar la atención. Una comunicación fluida servirá para que los padres se enteren de cómo va su hijo en los estudios y por tanto podrá reforzar la labor educativa y de instrucción del colegio.

Por todo ello es necesario que el centro establezca una estrategia de comunicación y que escoja muy bien los aspectos que quiere comunicar y como los quiere comunicar. Pasamos a enumerar los aspectos más importantes

• Las calificaciones representan el aspecto más importante, tanto que hasta la propia Ley Orgánica actual ampara esta obligación de comunicación en la formación reglada. Será importante, tanto las evaluaciones como los controles, parciales o trabajos. Un sistema ideal no solo informa de las calificaciones en las fechas previstas de publicación si no que también dispone de un calendario previo de esos controles para un mejor seguimiento y refuerzo en casa, ya que es aquí donde el alumno tiene que hacer un esfuerzo extra de cara a su formación. También será importante tener un sistema de avisos o un tablón de clase donde se den algunos avisos que no son en concreto de exámenes, ni controles pero son importantes para la marcha académica del alumno.
• Otro de los aspectos mas importantes, sobre todo cuando los alumnos alcanzan cierta edad que les otorga una autonomía será el de la asistencia diaria y las incidencias de clase. Si podemos disponer de un sistema de avisos automatizado por SMS, mail pues siempre será mejor ya que estamos hablando de incidencias. Por último, en el aspecto académico será importante disponer de un repositorio de contenidos donde podamos publicar contenidos adicionales de clase, deberes, tareas, blog de clase,…etc.
• Publicar la agenda de eventos del centro por vía web, app, intranet de familias será muy útil si queremos evitar llamadas de información o consultas en las secretarias. Igualmente un apartado de noticias u otros datos generales como el menú escolar o determinados horarios o normas. Lo importante es que el acceso sea sencillo, una App que guarde credenciales o tenga una parte publica puede ser muy buen recurso.
• Si te tiene un sistema de entrevistas o tutorías será muy útil y ahorra tiempos y malos entendidos, disponer de sistema de petición de citas automático con los tiempos disponibles de cada tutor y que reserve salas de forma automática.

Por último, tener un sistema de campañas o mails masivos puede ayudarnos mucho en nuestra gestión y puede también evitar algún error desagradable a la hora de enviar un mail masivo con herramientas no apto para esta función, como es un gestor de correo tipo Outlook. Podemos encontrarnos un día con que nos han incluido en listas negras de spam o bien que hemos vulnerado la Ley de Protección de Datos al visualizar los correos de otros padres. De momento el correo electrónico sigue siendo líder a la hora de compararse con otros sistemas de comunicación entre empresa/particular (cierto que el WhatsApp, le ha desbancado claramente en el ámbito de persona a persona).

Como organización puede ayudar mucho disponer de una app corporativa que cubre y aglutina todos estos aspectos de comunicaciones. Las apps por su facilidad de instalación y uso resultan muy útiles. Los estudios que hemos realizado con los padres y las familias sobre el acceso a los sistemas de información de los centros educativos nos indican que las App son 8 veces más accesibles que las plataformas webs. Como pasa en la tecnología, una nueva tecnología no siempre sustituye a otra existente, sino que la complementa, al menos durante un tiempo.

Todos estos sistemas no solo ahorran tiempo. y evitaran errores, sino que contribuyen de forma efectiva a mejorar la imagen del centro. Todos tenemos la experiencia de que cuando vemos un sistema moderno de gestión rápidamente trasladamos esa imagen a otros aspectos de la organización. Una casa ordenada nos induce a pensar que en esa casa se educa bien, y en cierta manera es así.

Aula1 pone a disposición de los centros de formación una herramienta con la que podrá elegir qué aspectos comunica internamente y que aspectos comunica a las familias acerca de la evolución de los alumnos. Establece un triple canal de comunicaciones web, mails y app perfectamente integrado y complementario. Todos los centros pueden disponer de una App totalmente personalizada que aglutina en un solo lugar toda la información académica, económica y administrativa de sus hijos. Además el enviado de campañas permite enviar rápidamente comunicados masivos con filtros de etapas/cursos/profesores/familias/alumnos utilizando técnicas antispam que garantizan al máximo las entradas de correo (Ver modulo Comunicaciones)