Tener un buen sistema de gestión académica en un centro de estudios es vital para la buena organización y marcha del centro. Son tantos los aspectos que hay que tener en cuenta en la gestión diaria educativa de un centro escolar, que si no disponemos de un buen sistema de gestión es fácil caer en el caos. Esto se traduce en una pérdida constante de tiempo y de dinero que a la larga mina la buena marcha de cualquier centro educativo.
Procesos que debe incluir un buen sistema de gestión académica
Un sistema de gestión académica de calidad debe de aunar la gestión de todos los procesos básicos que necesitan llevarse a cabo en un centro de estudios en el día a día, como por ejemplo:
- Gestión de alumnos.
- Gestión del profesorado.
- Generación de todos los horarios del centro.
- Configuración de cursos, etapas educativas, clases o materias.
- Introducción calificaciones trimestrales.
- Gestión de boletines de calificaciones.
- Creación y evaluación de exámenes parciales.
- Creación de entradas en el tablón de la clase con avisos sobre fechas de exámenes o entregas de trabajos o deberes.
- Control de las asistencias y de las incidencias de clase por parte de los profesores.
- Gestión de las tutorías con los padres de los alumnos.
- Seguimiento académico detallado por alumno y por materias.
- Envío de comunicados a la clase o los padres por mail o mensajería instantánea.
- Gestión de las actividades extraescolares ofertadas por el centro.
¿Por qué usar un sistema de gestión académica digital en tu centro escolar?
Tradicionalmente la gestión de todos estos procesos de un centro de estudios se ha llevado a cabo de manera dividida y muchas veces incluso de forma manual. Esto supone que las diferentes áreas de gestión del centro estén desconectadas entre sí y que haya frecuentes pérdidas de información importante debidas a pequeños errores humanos o la falta de comunicación efectiva.
Es por eso que la digitalización y unificación de esta información mediante el uso de un software que permita gestionar de forma unificada todos los procesos trae innegables ventajas:
- Toda la información está unificada y es accesible desde las diferentes áreas de gestión del centro.
- Toda la información es almacenada de forma segura en la nube y se guardan copias de seguridad de la misma de forma periódica para evitar que se pierda.
- Se garantiza el cumplimiento de la Ley de Protección de datos en el tratamiento de información personal.
- La automatización de muchos procesos supone un importante ahorro en el tiempo dedicado a la gestión.
- La información puede compartirse fácilmente y en tiempo real con todos los actores interesados: padres, alumnos, profesores, resto de personal del centro, etc.
- Se pueden automatizar las comunicaciones con los padres y alumnos mediante correos electrónicos, SMS o comunicados push a una App móvil.
- Los padres de los alumnos pueden hacer un seguimiento en tiempo real del rendimiento de sus hijos en clase y estar al tanto de cualquier incidencia en el momento en el que ocurre.
- Es muy fácil para padres y profesores concertar citas para tutorías a través de apps móviles en las que elegir, modificar o cancelar el día para la cita de forma sencilla.
- A la hora de emitir las calificaciones, el cálculo de las notas es automático porque ya se han ido introduciendo todas las notas parciales durante el curso, lo que supone un ahorro de trabajo para los profesores.
Prueba sin compromiso el módulo de gestión académica de Aula 1
Aula 1 es un software de gestión integral de centros educativos y entre sus módulos cuenta con un versátil módulo de gestión académica que cubre todas las funciones de las que hemos hablado en el apartado anterior.
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