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¿Por qué un colegio o centro educativo debe de tener un programa de gestión “cloud” en vez de uno de uno local?

Una de las preguntas que todavía nos hacen algunos clientes, cuando tratamos de explicar nuestra plataforma de gestión de centros de formación y colegios es:  ¿por qué razón tiene que ser Cloud, es decir, alojada en la nube en vez de poder disponer de un programa de gestión local como los de toda la vida?.

Se sabe que los cambios, a la mayoría de las personas y organizaciones, les cuesta ya que siempre suponen un esfuerzo de adaptación y aprendizaje. Aquellas personas que parecen gustarle los cambios, suelen ser personas optimistas y fácilmente motivarles a través de las ventajas que puede reportarles el cambio.

En los centros educativos los cambios no son a menudo bienvenidos debido a que las cargas de trabajo son siempre grandes y se utiliza una mentalidad cortoplacista. Existe mucha gente que se plantea los cambios en términos de ventajas que les traen los mismos y no tanto en tendencias o moda. Sabemos que la gente y los usuarios no son tontos, lo que significa que una tendencia ya nos está indicando que cuando algo se impone en un mercado libre donde hay una gran cantidad de oferta es por alguna razón de tipo practico que tiene que ver con la calidad/precio/ventaja. Ahí tenemos ya un argumento lógico importante en el sentido de que si algo se impone en su uso “por algo será”. Si la gente empezó a dejar de usar el caballo y otros animales para el transporte por otro tipo de vehículo sería por comodidad, seguridad,etc. La mayoría de las veces es por varias razones al mismo tiempo.

Porque su centro de formación o su colegio debe de tener un programa en la nube responde también a ciertos rezones técnicas y a hábitos sociales que no podemos dejar de tener en cuenta:

1.- Actualmente los procesos de gestión se han agilizado y eso implica que la información fluye por la organización y es accesible por gran cantidad de gente y no solo 2 personas de administración. Si tiene que acceder todo el mundo desde cualquier sitio algo que funciona en internet facilita mucho las cosas

2.- Información en tiempo real. Esta razón está muy relacionada con la primera y es que si tenemos que introducir mucha información en los sistemas de gestión tendremos que hacerla en tiempo real para así tener información fiable.

3.- Agilización de procesos administrativos. Cada vez más procesos conllevan un trámite informativo y este ayuda a una mejor administración del centro de formación

  1. App. Esta forma de acceder a la información es muy sencilla, inmediata, ágil y permite hacerlo en cualquier momento y tiempo a través del móvil. Nuestras estadísticas de acceso de padres a través de web y app suben desde el 23% al 80%, algo que resulta llamativo

5.- seguridad. La seguridad física y lógica que pueda tener en su centro de estudios poco puede hacer para competir con la de un gran Centro de datos del tipo Microsoft, totalmente profesionalizado.

6.- Costes de infraestructura y simplificación: tener aplicaciones locales implica tener una buena infraestructura local de red, seguridad, servidores, backup, antivirus, firewall, etc. La gestión de todos esos componentes con sus proveedores y demás requieren sin duda de alguien que coordine esa área

7.- Orientación al cliente: algunas funcionalidades pensadas para el cliente como poder consultar información financiera o académica en tiempo real, solicitar entrevistas, dar autorizaciones, etc.  requiere el uso de internet para llevarse a cabo

8- Ley de protección de datos. Habitualmente los contratos de software en la nube, cuando contienen datos de carácter personal el proveedor figurara como encargado del tratamiento de la información y es el responsable de múltiples cuestiones que tienen que ver con el cumplimiento de la ley de protección de datos. Obviamente debe de haber un contrato con dichas clausulas entre su colegio o centro de estudios y dicho proveedor.

9.- Porque, visto de forma global, y aunque parezca mentira les resultara más barato. Eso repercutirá en su productividad, liberación de recursos. Y es más barato cuando analizamos los costes ocultos de las aplicaciones en locales, así como las inversiones en licenciamiento. mas detalles aqui

 

 

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