Si eres el encargado de la gestión en tu centro de formación muchas veces te habrás preguntado ¿Para qué sirve la tecnología y los programas de gestión? ¿Merece la pena los quebraderos de cabeza que conllevan? ¿Qué beneficios reales me va a dar?
Depende sobre todo del tamaño de su centro, para un centro de 25 alumnos a lo mejor trae mas perjuicios que ventajas, pero cuando el alumnado empieza a crecer se produce lo que se llama trabajo en cascada, esto es, pequeñas labores de gestión, que no tienen que ver con la prestación del servicio directamente, muy repetitivas que hacen perder mucho tiempo. Además hacerlas de forma manual conlleva una serie de errores fruto de la estadística. Estos errores muchas veces tienen un impacto económico directo que justifican por si mismo el precio del software y otras veces el impacto es mas indirecto en el negocio al menoscabar la imagen de marca.
Este post está dedicado sobre todo a otros tipos de centros de formación mas específicos que no son colegios, como son Centros musicales, academias de ingles, academias de extraescolares,…etc, que tambien pueden empezar a beneficiarse de un software de gestión que agilice procesos administrativos.
En este tipo de centros se acaban acumulando una serie de tareas que no son productivas, ¿porque hay que realizarlas?, primero por cumplimento legal, segundo por organización interna, para poder obtener informacion agregada importante para las decisiones de gestión: un ejemplo de ambos serìa la necesidad de tener que emitir un recibo legal para cobrar un servicio y llevar una contabilidad del mismo, controlar la deuda y pagar unos impuestos. Toda actividad económica está totalmente reglada por las administraciones, tan solo se escapa al control estatal la paga que das a tu hijos o el bizum realizado a un amigo para un regalo común.
Un ejemplo del segundo caso es por ejemplo, saber cuánto descuento estas aplicando o los precios de tus servicios de cara a tener una política de precios que permita que tu organización siga adelante.
Por tanto, a partir de determinada complicación por volumen de su actividad formativa y económica es muy conveniente disponer de un software donde centralizar esta información. Esto no es un nuevo gasto, sino mas bien una herramienta que le ahorra tiempo y le proporcionara información para la dirección. ¿Cuánto tiempo le va a ahorrar? Con unas pocas operaciones es fácil ver el tiempo que se ahorra y transformar este tiempo en dinero resulta fácil. Además hay que tener en cuenta que hay errores que directamente producen perdidas: Por ejemplo olvidar cobrar un servicio o hacer seguimiento de impagos es lo mismo que ir por la calle y que se te caiga un billete de 50€ al suelo
Entonces estamos de acuerdo en que tiene que tener un software que realice la mayor cantidad de tareas administrativas en su centro de formación, ¿Cómo tiene que ser ese software?.
Económicamente viable
Totalmente web y fiable
Con un buen soporte
Un fabricante con larga experiencia y una base de clientes solidas que garanticen su continuidad
Por ultimo pongamos algunos ejemplos de tareas que puede hacer con su software de gestión al trabajar con una base de datos única para estas tareas:
- Horarios y clases
- Control Horario diario del personal
- Gestiones Clases en grupos, individuales, a domicilio, on-line
- Documentación Oficial
- Informes de Progreso y Boletines Calificaciones
- Emisión y Gestión de recibos bancarios (Norma19)
- Control de Deuda e impagados, pagos por tarjeta
- Tienda física y online
- Inscripción online y conexión con web
- Comunicaciones masivas (correo, sms, push), alumnos, empleados
- CRM para prospección de nuevos clientes
- Firmas digitales de documentos
- Agenda de centro, Noticias
Pida una sesión de consultoría con nosotros y podrá evaluar cómo mejorar su centro de formación y las soluciones al alcance de su mano. Que permitan a su organización ir mas allá
