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La administración de colegios y otros centros de estudios es central para la buena marcha de cualquier institución educativa. En este artículo vamos a hablar de cómo podemos optimizar la gestión administrativa en centros escolares.

¿Cómo ha sido la gestión administrativa escolar hasta ahora?

La gestión administrativa de cualquier empresa se ocupa de la planificación, la organización, la dirección y el control de las tareas necesarias para poder alcanzar los objetivos de la institución.

En un centro escolar, esta gestión administrativa incluye tareas tan variadas como:

  • La gestión de planes y programas educativos
  • La gestión del cuerpo docente y el resto del personal del centro
  • La gestión de la información y su comunicación
  • El control del proceso de enseñanza
  • Gestión financiera y contable
  • Tareas de logística
  • Gestión de todos los servicios escolares: rutas, comedores, actividades extraescolares, etc.
  • Tareas comerciales
  • Etc.

A menudo todas estas tareas se han gestionado de forma fragmentada, llevadas por diferentes departamentos, incluso muchas veces externalizadas a otras empresas. Las desventajas de llevar una gestión fragmentada son:

  • Escaso flujo de la información: La información no está centralizada y no pueden acceder a ella todos los agentes interesados.
  • Pérdida de información importante.
  • No se cruzan los datos de las diferentes áreas.
  • Elevado coste económico.
  • Importante pérdida de tiempo dedicada a tareas administrativas.
  • Comunicación poco fluida entre el personal del centro y también con los clientes.
  • Gestión más lenta y farragosa que resulta poco eficaz.

Durante los últimos años han aparecido herramientas capaces de ofrecer mejoras en cada una de estas áreas (programas informáticos, aplicaciones, etc.) pero todavía de forma fragmentada.

Hacia una administración de colegios y centros educativos más eficaz

La verdadera revolución dentro de la gestión administrativa escolar ha venido de la mano de los ERPs educativos.

Los ERPs son softwares ideados para facilitar la integración de diferentes áreas de gestión de una empresa: el área financiera, el área contable,  el área de facturación, el área de Recursos Humanos, el área comunicación, el área atención al  cliente, el área calidad…etc.

En el sector educativo, han proliferado los Softwares de gestión escolar integral, que son precisamente ERPs adaptados a las necesidades especiales de una institución educativa

¿Cómo puede ayudar un ERP educativo a mejorar la gestión de un centro escolar?

Un ERP educativo como el software de gestión escolar de Aula 1, deja de lado la gestión fragmentada de la administración escolar para aunar todas las tareas en un único software que se ocupa de:

  • Área de gestión económica y facturación: Este módulo permite la creación de calendarios de cobros automatizados con distintas periodicidades, seguimiento de pagadores y morosos, consulta de informes para hacer previsiones y presupuestos, etc.
  • Área de gestión académica: El software permite generar diferentes horarios, tener boletines de calificaciones siguiendo las directrices de diferentes sistemas educativos, gestionar las actividades extraescolares del centro, llevar una gestión integral del aula por parte de los profesores, gestionar toda la documentación oficial del centro, etc.
  • Área de comunicaciones: Un ERP educativo permite hacer una gestión eficaz de todas las comunicaciones internas o externas del centro educativo. Esto da lugar a una comunicación mucho más fluida y eficaz con los padres de los alumnos y entre los miembros del personal del centro. Además garantiza la seguridad de estas comunicaciones para que cumplan con la ley de protección de datos vigente.
  • Plataforma escolar: Algunos ERP educativos del mercado, como el de Aula 1, incluyen también algunas de las funciones propias de las plataformas educativas virtuales, como por ejemplo los repositorios de contenidos, la posibilidad de crear blogs de clase, etc.

Las Ventajas del uso de un ERP educativo para un centro escolar incluyen:

  • El Ahorro de tiempo y costes en las labores administrativas porque permite automatizar muchos procesos, esto favorece un ahorro tanto económico como en el tiempo.
  • Centraliza y asegura todos los datos manejados por la institución.
  • Gestión educativa más eficiente y segura.
  • Gestión eficaz y segura de la documentación oficial del centro.
  • Los padres de los alumnos están informados en todo momento y pueden hacer seguimiento de los progresos de sus hijos.
  • Gestión económica y financiera más eficaz.

Aula 1 es uno de los mejores ERP educativos, porque ofrece funciones más completas y es más flexible para poder adaptarse a las necesidades de tu centro escolar. Pide más información sin compromiso.

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