Un colegio tiene una media de 800 alumnos, es decir, 1600 padres y unos 50 profesores. Los colegios organizan gran cantidad de eventos como son salidas extraescolares, charlas informativas, funciones, fiesta y multitud de avisos para las familias. El número de mails que puede enviar un colegio puede superar los 10.000 al mes.
En seguida podemos darnos cuentas que necesitamos una herramienta profesional para realizar esta tarea tanto por el tiempo de gestión empleado como por problemas de SPAM. Aun así, muchos centros utilizan gestores de correos personales para estas tareas. Si lo hacemos así nos encontramos con dos tipos de problemas:
- La gestión en sí de la mensajería: Tenemos que crear los grupos adecuados de clases, etapas educativas así como colectivos de destino como padres, profesores o alumnos. Aunque estos datos podamos exportarlos de una plataforma de gestión tenemos que hace los filtros cada vez que queramos enviar un correo y ello provocará una gran pérdida de tiempo y una gran cantidad de errores humanos que pueden llevar a mails erróneos, lista de destinatarios sin ocultar…etc.
- El otro gran problema que nos podemos encontrar es el relacionado con la legislación anti spam. Podemos tener problemas de bloqueo de ip, inclusión en listas negras,..etc. lo que nos impediría mandar más mails. Para evitar ser considerado como spam nunca hay que mandar correos en más de 50 destinatarios al mismo tiempo como norma general.
La solución normal para el mailing es utilizar una plataforma profesional de mail que lo que hacen es utilizar técnicas anti spam, para temas de marketing en Internet se pueden encontrar infinidad, una de las más populares es
http://mailrelay.com/es/, que es gratuita hasta 15.000 suscriptores y permite importar listas de correo. La otra plataforma popular es
http://mailchimp.com/ que ofrece 5.000 envíos gratis al mes. Para mayores envíos estas plataformas tienen un precio. Estas plataformas están más pensadas para el envió de newsletter, boletines o mailing comercial.
Para un colegio lo realmente interesante y hasta básico, es tener un sistema de mailing integrado en la propia plataforma de gestión del colegio ya que eso nos permitirá realizar los filtros en cada uno de los envíos por cursos, etapas, tipo destinatario,..etc. Para ello resulta casi obligatorio disponer de una plataforma en la nube.
El mailing ha sido la gran estrella de las comunicaciones que se ha impuesto precisamente porque es prácticamente gratuito pero en la actualidad desde el punto de vista de alertas, marketing está sufriendo una disminución en su eficacia por la masificación del mismo y por las políticas anti spam que adoptan, sobre todo, los gigantes de la mensajería como Gmail, Hotmail, o Yahoo!. Por todos ello aunque su uso en general va en aumento para muchas funciones se recurre a soluciones de mensajería instantánea a través de app e incluso la vuelta del SMS por garantizar mayor seguridad en la entrega.
