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No es ningún secreto el hecho de que muchos colegios ofrecen actividades extraescolares no solo como un plus de oferta educativa, sino también como una forma de obtener una rentabilidad en su colegio que por otra parte resulta totalmente licita.

El colegio tiene muchas veces la infraestructura necesaria y los alumnos no han de desplazarse a ningún sitio, con lo que resulta lógico que ofrezca este tipo de actividades y que sean una opción altamente elegida por los padres. La creciente competencia en este tipo de actividades es lo que está llevando a una externalización de estos servicios en empresas más especializadas en 0áreas como música, idiomas, y otros deportes. Otras veces optan por el sistema de gestionar ellos el servicio o gestionar e impartir las actividades extraescolares.

En uno y otro caso tendrá que gestionar o por lo menos controlar esas actividades ya que los padres las perciben como impartidas por el colegio y por tanto como una continuación del mismo.

A nivel gestión el principal problema con el que se encuentran los colegios es la duplicidad de la base de datos, es decir, tenemos alumnos gestionados por el software del colegio y luego necesitamos otros programas para gestionar las actividades extraescolares con muchos usuarios, familiares, profesores, etc. duplicados. Por tanto, lo ideal es que se puedan gestionar en un mismo programa. Por tanto, si la plataforma de gestión del colegio dispusiera de un módulo específico para tal función, sería la mejor solución.

Dicho módulo de gestión debería de tener las siguientes funciones:

  • Gestión de usuarios activos
  • Gestión de bajas y motivaciones de las mismas
  • Acceso a usuarios por cada responsable/profesor
  • Posibilidad de pasar lista a ser posible desde móvil o Tablet
  • Posibilidad de valorarlas y poder mandar un informe mensual
  • Integración en sistemas de roles del colegio
  • Posibilidad de organizar las actividades por categorías
  • Posibilidad de pre inscripción e inscripción online (alta/baja)
  • Posibilidad de consulta de horario online
  • Gestión económica integrada con programa gestión de colegio

Este último punto resulta muy importante ya que lo habitual es que cada padre reciba un único cargo por todos los gastos de un alumno (gastos académicos, extras, actividades, comedor, rutas,etc.).

Además, deberá de poder gestionar de forma específica las actividades de comedor y las rutas de transporte. Estas dos actividades tienen algunas particularidades específicas.

El comedor es importante tener una lista actualizada con los usuarios apuntados al mismo. En muchos casos los usuarios no están apuntados todo el mes sino solo algunos días de la semana o simplemente días sueltos. También es importante asegurarse de la asistencia al comedor.

Las rutas tienen la particularidad de que los alumnos están apuntados a una parada en concreto y ese control es importante para gestionar a determinados alumnos de corta edad.

Uno de los principales problemas con los que se encuentra un colegio cuando es el mismo el que gestiona las actividades extraescolares que imparte.