¿Por qué no disponer de un sistema de gestión eficaz?, una mala gestión de la facturación o emisión de recibos y sus cobros, puede llevar a un centro a invertir ingentes cantidades de tiempo en tareas administrativas asó como a proyectar una imagen de caos y desorganización. Las características de la facturación de los centros educativos, con gran número de recibos de importe relativamente pequeño, provoca que la gestión se complique exponencialmente en el tiempo. Se dice que hasta en las empresas peor gestionadas, la cobranza y el pago de nóminas es lo poco que funciona siempre, y esto es porque es lo más importante aunque no sea suficiente.
Una gestión deficiente de su facturación tendrá los siguientes efectos directos sobre su centro:
- Mala imagen de su centro de formación.
- Dejar de ingresar servicios prestados con lo que disminuyen ingresos.
- Acumulación de impagados exponencial.
- Sanciones e inspecciones de la administración.
- Perdidas de tiempo en labores administrativas.
Ahora enumeremos cuál es la problemática de la facturación de un colegio o centro educativo que será correlativa a las funcionalidades que tendrá que brindarle su sistema de facturación:
- La primera característica que queremos destacar, por su actualidad, es que el sistema de gestión ha de ser web, para que permita trabajar desde cualquier lugar , garantizando su disponibilidad online, así como los parámetros de seguridad y cumplimiento de la Ley de Protección de Datos
- Facturación periódica: Los centros educativos se caracterizan por tener, la mayoría de las veces, unos cobros periódicos, normalmente mensuales, por tanto, el sistema debe de tener esa funcionalidad, siendo además flexible ala hora cambiar importes por meses, calendario de pagos, bajas anticipadas…etc. Es interesante poder hacer previsiones o simulaciones a n meses futuro para la planificación de Tesorería
- Múltiples pagadores: algo muy habitual en los colegios. Un concepto de cobro es pagado al 50% por los progenitores o algún otro familiar o pagador. Luego cada recibo se emite por separado a cada uno de los pagadores con diferente resultado.
- Múltiples Formas de pago: Caben casos como cheques guardería, cheques de la comunidad Madrid y por supuesto recibo bancario, transferencia, metálico e incluso Tarjeta de crédito, algo cada vez más usado para domiciliar pagos por sus ventajas en cuanto a devoluciones
- Rectificativas: La reciente normativa implica que cualquier error en la emisión de recibos ha de rectificarse a través de recibos o facturas rectificativas. Pueden ser parciales o totales, pero han de seguir unas normas específicas si no se quiere incurrir en ilegalidades.
- Devoluciones: Su gestión es muy importante pues, al ser la forma de pago mas utilizada los recibos por normativa sepa 19, es posible devolverse hasta en dos meses. Cada devolución, además del gasto, implica una gestión para seguimiento. Poder leer el archivo bancario de devoluciones y mandar comunicados automatizados evitará trabajo y gastos. Además proyectará una imagen de control que hace bajar las devoluciones.
- Gestión online automatizada: Determinados servicios es importante que se puedan contratar online, por ejemplo, las Inscripciones Actividades extraescolares u actividades optativas. Sobre todo, a primeros de años, resulta un trabajo arduo traspasar solicitudes una a una con el incremento de errores de transcripción. Otro ejemplo de automatización sería los servicios puntuales como permanencia, comedores. Una gestión automatizada no solo ahorra tiempo, sino que garantizará que todos los servicios son cobrados.
- Atención al cliente: Hoy un día un aspecto a considerar muy importante. Ofrecer a los pagadores un área administrativa propia para que puedan, no solo realizar algunas gestiones, sino también consultar cualquier recibos históricos. No solo mejorará la imagen de su centro, sino que ahorra tiempos en atender llamadas y consultas en secretaria.
- Contabilidad y compromisos con la agencia tributaria: Depende del tipo de centro, hay algunas obligaciones tributarias como modelos informativos de Hacienda que hay que presentar (modelo 185 de gastos educativos de 0 a 3 años o el de Aportaciones a Fundaciones, el SII, …etc. Tenerlos resueltos con una herramienta le ahorra no solo errores, sino un buen puñado de horas de trabajo al menos una vez al año. En un momento dado también puede ser interesante la conexión de la facturación con algún programa de contabilidad financiera de cara a ahorra tiempos administrativos y más errores
- Integración con tienda: Es bastante habitual que algunos centros dispongan de una tienda (física, virtual o ambas). Tener un sistema integrado para todos los tipos de recibos le ayudará al análisis del negocio y a los trámites, evitando duplicar los clientes en varios centros de facturación.
Como resumen, no solo se trata de poder cobrar un recibo, sino que el sistema de gestión permita una gestión eficaz que reportará en ausencia de errores, ahorro de tiempos de gestión y buena imagen de su centro y lo que puede ser definitivo: mayores ingresos.
No lo olvide: Una mala gestión proyectará una imagen de desorganización general de su centro
Para ver un ejemplo de estas funcionalidades puede ver este Video
