Hoy vamos a hablar del proceso de matriculación, común a casi todos los tipos de centros de formación.
La matriculación o inscripción es una tarea ineludible en cualquier centro de formación, es el punto de partida para el resto de procesos administrativos como cobros, evaluaciones, asistencias o comunicados.
Tradicionalmente este proceso se realizaba rellenado impresos físicos, que luego hay que procesar en el programa de gestión. Con el incremento de las normativas, en algunas ocasiones, nos lleva a cumplimentar varios documentos.
La digitalización conlleva acabar con el papel impreso en los centros pero también resuelve otros problemas:
Alto consumo de tiempos en tareas monótonas de grabar datos
Problemas de transcripción y erratas, puesto que cada vez las grafías de las personas están empeorando por falta de uso. Digamos que ya todos tenemos letra de médico.
Costes de impresión, papel, manipulación y archivo, así como problemas medioambientales del consumo de papel, electricidad y otros consumibles.
Por último no podemos olvidar la imagen del centro que proyectamos, que no deja de ser un poco arcaica con los antiguos formularios impresos.
¿Qué cuestiones hay que tener en cuenta para la correcta gestión de los formularios?
Casi todos hemos rellenado un formulario de Google Forms, una herramienta gratuíta, que te permite crear un formulario en minutos. Tendremos los datos de los inscritos en un sistema aislado que luego habremos de procesar en nuestro sistema de gestión. Es cierto que nos ahorra cierto trabajo de transcribir, pero es solo parte del problema.
Por tanto, lo ideal es que su ERP tenga un sistema para crear formularios a partir de los campos de su base de datos, de esa manera, todos los datos entraran en su sistema de gestión automáticamente. La otra alternativa es integrarse con Google Forms y pegarse con su API. Mientras mas completo sea un formulario más procesos nos completará, por ejemplo, no es lo mismo pedir el nombre y correo, que añadir, horario, ampliaciones, u otras opciones como numero de IBAN para girar recibos.
Existen formularios para inscribirse en un curso, donde se piden muchos datos pues son para crear alumnos nuevos que no tenemos en nuestra base de datos. Esto es una opción muy usual para centros de actividades extraescolares o musicales donde todos los años, de forma cíclica, se organizan actividades con muchos registros en pocos días, es en estos casos donde los formularios son especialmente útiles por su rapidez.
Se pueden completar con funciones avanzadas que desplieguen condicionales según las preguntas que vayan rellenando, actividades con aforo que se cierran con un numero y se activan listas de espera, formularios que envían respuestas de confirmación de inscripción,…etc
En Aula1 tenemos un completo módulo de formularios de inscripción ligados a los cursos o actividades, podemos ver algunas de sus funcionalidades en el siguiente vídeo. Ahora tiene la oportunidad de digitalizar su centro de forma totalmente gratuita con el programa gubernamental de ayudas a la Digitalización de las Pymes: Kit Digital
