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Son cada vez más los centros que cuentan con la ayuda de un ERP para facilitar su gestión. Por eso en este artículo queremos aclarar qué es un ERP, qué papel puede jugar en la gestión de un centro escolar y cuáles son las principales ventajas que su incorporación en el ámbito educativo puede traer para los centros escolares del futuro.

¿Qué es un ERP?

ERP son las siglas que se corresponden con el término anglosajón Enterprise Resource Planning. Traducido al castellano sería Planificación de los recursos de la Empresa. Un ERP es en realidad un software o programa informático diseñado con la intención de integrar distintas áreas de la gestión de una empresa y facilitar su trabajo mediante automatización de tareas, programación, unificación de la información, etc.

Por ejemplo, en una empresa un ERP integraría áreas como el área contable y financiera, el área de recursos humanos, la fabricación de productos, los suministros, las compras, la atención al cliente o incluso el control de la calidad.

Qué papel juega un ERP en el ámbito educativo

Un centro educativo no deja de ser una empresa con una gestión bastante compleja y diferentes áreas que pueden ser integradas y beneficiarse de la ayuda de un ERP para agilizar su gestión.

Pero como empresa, los centros educativos tienen necesidades específicas al sector que no siempre cubren los ERP estándar que se encuentran en el mercado. Por eso desde hace algunos años que han aparecido ERPs educativos, especializados en la gestión de centros de estudios de todo tipo: colegios, universidades, academias, centros de estudios superiores, etc.

Qué funciones puede integrar un ERP en un centro escolar

  • Área de administración y facturación: Un ERP nos permite configurar un calendario de pagos periódicos automatizados con diferentes periodicidades (mensual, trimestral, anual, etc.), hacer un seguimiento minucioso de los recibos pendientes, poder acceder a informes de gestión, gestionar la tesorería del centro escolar, etc.
  • Área de gestión académica: Este tipo de programas ofrecen también funciones específicas para la organización escolar de un centro, como puede ser un generador de horarios, la gestión de los boletines de calificaciones, la gestión de la documentación oficial exigida por los gobiernos autonómicos o incluso gestionar funciones tan diversas como las actividades extraescolares. Los educadores pueden por ejemplo usar el programa para introducir las calificaciones, preparar y evaluar los exámenes parciales, hacer anuncios en el tablón de la clase, controlar de manera exhaustiva la asistencia o las incidencias de la clase, gestionar las tutorías, hacer un seguimiento por alumno y por materias. Los padres de los alumnos pueden acceder a la información que más les interesa, haciendo un seguimiento de los progresos del alumno, estando al tanto de las fechas importantes como los parciales  o las entregas de trabajos, acceder directamente a las calificaciones, comprobar la asistencia, solicitar una reunión con el docente, consultar los horarios de clase, etc.
  • Área de Comunicaciones: En esta área un ERP permite tener una comunicación fluida y eficaz entre el centro, los padres, los alumnos y los profesores. Posibilita automatizar envíos de comunicaciones masivos con distintos remitentes y siempre cumpliendo con la ley de protección de datos. Estos envíos pueden ser en forma de correos electrónicos, SMS o comunicados push a la App. La Secretaría del Centro educativo puede publicar un calendario del centro, compartir avisos y noticias que aparecen de forma inmediata en la App móvil de alumnos y de las familias, etc.

Qué ventajas introduce un ERP educativo en la gestión escolar

  • Ahorro de tiempo.
  • Mejora de la eficacia en la gestión.
  • Disminución de los costes de la gestión.
  • Un único programa hace las funciones de varios y además permite el cruce de información entre todas las áreas.
  • Una mejora en la comunicación con las familias e interna.
  • Aumenta la profesionalidad de la gestión del centro.

En Aula 1 somos expertos en la gestión escolar de centros de estudios y nuestro ERP educativo es uno de los mejores del mercado. Su principal ventaja frente a otros softwares de gestión escolar es su enorme versatilidad que logra adaptarse a las necesidades concretas de cada centro escolar. Además es el único que cuenta con la tecnología de Azure de Microsoft, lo cual lo convierte en una de las opciones más seguras del mercado.

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