En este artículo vamos a hablar de cuales son las características que tiene que cumplir un buen control de asistencias digital y online. Es importante remarcar que un sistema online es un sistema instantáneo y capaz de registrar las asistencias en el mismo momento que se producen.
Ya hablamos hace varios meses sobre “Las ventajas de digitalizar el control de asistencias” . En ese post hablamos de las ventajas, para el profesor y el colegio, de pasar del viejo sistema de listas físicas a un sistema digital. Ahora, además de analizar que tiene que tener un buen sistema de control de asistencia, exponemos las ventajas adicionales de un sistema online en tiempo real. Poder meter las faltas de asistencias o retrasos en tiempo real reporta dos ventajas principalmente:
1.- Permite no acumular trabajo para otros momentos. Al realizarlo en ese mismo instante evitamos uno de los típicos problemas que llevan al fracaso en la implantación de los sistemas de control diario de asistencia, que es el olvido de registro diario. Para poder registrar el dato en el momento es fundamental que la herramienta sea muy ágil, intuitiva y rápida, pues no debe de interrumpir la dinámica de la clase mas tiempo del que le ocupaba pasar lista con las clásicas listas físicas de toda la vida.
2.- Permite asociar alertas automáticas a esas incidencias. Esas alertas pueden ir a directores, familiares o, incluso servicios especiales como el comedor. En definitiva, todas las ventajas que se obtienen de tener un registro de datos en tiempo real para consultas a corto plazo, por ejemplo.
Pero veamos entonces las características y prestaciones que debe de tener un sistema de control de asistencias online en tiempo real.
Desde el punto de vista técnico:
1.- Sistema de alta disponibilidad y fiable, prácticamente al 100%. No podemos arriesgarnos a tener momentos de no disponibilidad, pues el sistema se usará a lo largo de todo el día.
2.- Deberá de ser rápido e intuitivo. En la rapidez tendrá mucho que ver la calidad del software y su programación pues tendrá que trabajar con ciertas cantidades de datos.
Sin interrumpimos la tarea del docente con estos trabajos administrativos demasiado tiempo puede ocurrir que los docentes, que son los principales usuarios, se pongan en contra de esta innovación, no sin cierta razón, pues un trabajo administrativo, no debe de distraer u ocupar mucho tiempo de su trabajo realmente productivo, que seria enseñar.
3.- El sistema debe de ser totalmente multiplataforma. El profesor debe de poder introducir las asistencias en un Pc, Mac, móvil o Tablet, totalmente a su gusto. A ser posible que tengamos una interfaz muy semejante en todos los sistemas. Para ello deberá de contar con app nativas o híbridas específicas que permitan trabajar rápido.
4.- Este ultimo requisito, aunque no es fundamental, es altamente deseable. Debe de permitir, eventualmente, el funcionamiento offline. Es habitual que a lo mejor con Tablet no se tengan datos y solo acceso wifi, también es habitual que en algún lugar del campus no tengamos wifi y el sistema debe de poder funcionar igualmente y descargar datos cuando se conecte a una zona con acceso a internet. Algunas aulas, como el laboratorio, el polideportivo, la piscina, el patio o sótanos, podemos tener dificultades para conexión a internet. Es cierto que esta característica requiere de una tecnología más avanzada pero siempre es posible y por supuesto muy deseable.
Desde el punto de vista funcional:
1.- Deberá de permitir una amplia variedad de tipos como son:
Falta de asistencia simple
Retraso
Falta de asistencia de día completo (esto evitará que cada uno de los profesores de las horas sucesivas de la semana tengan que pasar lista y avisará a algunos servicios como son el comedor o la ruta).
2.- Debe de permitir la justificación de las faltas de asistencia tanto por parte del profesor como por parte de los padres
3.- Los padres podrán avisar de una falta de asistencia por adelantado.
4.- Debe de permitir introducir asistencias de días pasados. Por supuesto el sistema debe de colocar al usuario en el día actual, que es para lo que esta diseñado el sistema, pero hemos de tener en cuenta que puede haber olvidos u otra circunstancia que permita meter asistencias de días anteriores, así como modificar algún apunte del historial de días.
Con habéis visto, un sistema de control de asistencia no es tan sencillo como parece, pero con todos estos requisitos, dotaremos a nuestros profesorados de una herramienta adecuada en tiempo real que, permitirá controlar y analizar todos los aspectos relacionados con el absentismo para poder tomar medidas adecuadas.
