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Pasar lista diaria es una de auqellas actividades que debe de hacer cada profesor de forma diaria para cada una de las clases que imparte. Esto puede convertirse en una tarea muy tediosa y que pueden ocasionar el hastio del profesorado. Un colegio desarrolla gran cantidad de actividades que ha de comunicar a las familias de sus alumnos que representan, de alguna manera, el cliente final, al que tenemos que satisfacer en su decisión de haber elegido nuestro colegio para la formación de sus hijos. No solo hay que dar una buena formación integral a los alumnos, sino también saber comunicar ese buen hacer, por eso mejorar la comunicación con las familias resulta fundamental. Hoy en día no hay cuestión que mas agradezcan las familias y que mas repercuta en la imagen de su centro que el sistema de comunicación con la familia. Es una de las causas que mas justifican la adquisición de una plataforma de gestión por parte de un colegio o centro de formación (Vease: Cómo mejorar la comunicación con una App de familias)

Existen dos características básicas que ha de tener el sistema de comunicación con familias. Este ha de ser:

1.- Global y completo: Los padres de hoy en día están a mil cuestiones, tienen poco tiempo, pero les preocupa la marcha de los estudios de sus hijos. Le gusta que, desde un único lugar, puedan ver faltas de asistencias, calificaciones, incidencias, tareas, fechas de controles pero también cuestiones administrativas como comunicados, noticias, eventos, recibos, contratación de actividades o de servicios puntuales, tienda o concertar entrevistas, por mencionar las tareas mas usuales. Muchas veces ocurre que los padres han de acceder a distintas sistemas según lo que tengan que hacer y eso conlleva que al final recurran al método tradicional: llamar o acudir al centro para tener esa informacion

2.-Ágil y rápido: De nada vale tener un sistema global si este es engorroso, lento, poco intuitivo o que de errores de vez en cuando. Esta demostrado que eso tienen el mismo efecto: dejar de utilizar el sistema y volver a los métodos de siempre

¿Cuál es la información que más demandan las familias?

Como hemos comentado, hay dos grandes áreas de información: Informacion de tipo administrativa e Información de tipo académica por hijo

¿Qué engloba la informacion académica?:  La principal seria las calificaciones de las evaluaciones, los clásicos boletines de notas trimestrales. También los controles o exámenes parciales, saber cuando van a ser esos exámenes, que materias entran así como conocer las calificaciones obtenidas a posteriori.

Otros eventos del aula como pueden ser trabajos, tareas o avisos

Las incidencias forman también un subgrupo donde estarían las asistencias, retrasos y otras incidencias como no traer los deberes, falta de respecto y otras catalogadas por el centro

Toda esta información resulta fundamental para los padres de cara a coordinar los esfuerzos cuando un alumno está teniendo problemas académicos y tomar medidas de refuerzo antes de que lleguen los resultados trimestrales, que habitualmente la ley obliga a informar a los padres.

En cuanto a la información de tipo administrativa detallamos una lista con las más útiles y usuales

  • Concertar una entrevista con el tutor a través de su agenda de disponibilidad.
  • Darse de alta o baja en una actividad extraescolar mensual o puntual (permanencia, comedor).
  • Consultar tarifas o recibos emitidos, así como pagarlos enventualmente por tarjeta.
  • Autorizaciones varias.
  • Responder una encuesta de satisfacción o la elección de una optativa u opción.
  • Comprar productos de la Tienda online: libros, uniformes,…etc.
  • Ver comunicados,  así como enviar consultas tanto a secretaria como a profesores o tutores.
  • Consultar calendario del centro, noticias, avisos generales.
  • Consultar horarios de clases de nuestros hijos.
  • Consultar menú escolar.

Como podemos ver, son bastantes las gestiones que podemos digitalizar en el colegio, ahorrando tiempos, papel, llamadas,,etc. Digitalizar siempre significa optimizar y ahorrar recursos

Por último remarcar una última características que hay que tener muy en cuenta: La informacion académica es alimentada mayoritariamente por los profesores y, por tanto, si no queremos cargar con tareas administrativas a los docentes, es muy importante dotarles de una herramienta o área del profesor donde puedan alimentar el sistema académico perdiendo el menor tiempo posible en este tipo de tareas que no son propiamente formativas, este tipo de herramienta se denomina Cuaderno del Profesor

Para ver un ejemplo de estas funcionalidades puede ver este Video