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En nuestro último post (¿Por qué tener una tienda en su colegio?), ya habíamos concebido la idea de montar una tienda en el colegio como forma de prestar un servicio adicional a los padres y obtener recursos financieros adicionales para nuestra institución educativa. Una vez tomada la decisión estas son las acciones que hay que llevar a cabo:

  1. La primera cuestión que hay que resolver es el alta administrativa de la actividad económica como tal. Un colegio o institución educativa es un centro de enseñanza. En el momento que se instala una tienda para vender productos se tiene que dar de alta esa actividad económica nueva en Hacienda, así como proceder al alta en el correspondiente régimen de impuestos. Habrá que elegir entre declaración de iva trimestrales o recargo de equivalencia que se parece más a una tarifa plana. En las declaraciones de IVA se exige la llevanza de un libro de iva que recoja todas las operaciones. Hay que considerar que la actividad de enseñanza está exenta del impuesto sobre el Valor Añadido, pero esta actividad de venta sí esta sometida a dicho régimen impositivo.
  2. La siguiente cuestión será la ubicación física de la tienda (Almacén y Atención al público). Habrá que decidir si se quiere una tienda física o virtual o ambas a la vez. Para la Tienda Virtual no es necesario tener un espacio físico para atención al cliente, aunque se necesitará un lugar para preparar los pedidos y almacenarnos hasta la recogida o envío. En los Colegios cabe una Tienda virtual pero habitualmente el pedido viene a recogerlo el cliente pues es un cliente de cercanía y los costes de transporte podrían encarecer los productos. Lo más habitual es una tienda mixta que permita hacer los pedidos presenciales o por Internet y luego una recogida rápida en la tienda física del colegio.
  3. Personal: Desde el punto de vista del personal, lo habitual es que la tienda tenga un horario reducido de atención al público que coincida con las horas de recogida de los padres. Eso permitirá minimizar los costes de personal. Lo habitual es que alguien del personal de administración del colegio se encargue de atender la tienda con lo que evitamos que los costes directos asociados a la tienda se disparen. Conviene llamar la atención sobre el hecho de que, montar una tienda en el colegio, permite que se amorticen las instalaciones, infraestructuras, personal  y suministros que ya se tienen, lo que eleva la rentabilidad de la tienda. Esto en realidad es una ventaja competitiva sobre una tienda externa al colegio que venda uniformes o material escolar. Otra posibilidad es subcontratar la tienda con personal o una empresa externa. De esa forma, aunque se renuncie a cierta rentabilidad, la organización recaería en la subcontrata.
  4. Software: Tendremos que tener un TPV o Terminal Punto de Venta. Esto es un software que nos permita llevar a cabo la administración de la Tienda. Básicamente deberá de permitir entrada de mercancía, la venta o salida y el control de stock. Será capaz de emitir los recibos o facturas de venta de acuerdo a la Legislación y nos permitirá hacer cierres de caja para controlar los flujos de dinero. Lo idóneo es que el TPV este unido al  ERP del Colegio que utiliza para la emisión de recibos, ya que los clientes son los mismos y a veces pueden estar interesados en pagar ambos servicios al mismo tiempo. Este es un punto bastante delicado, no es habitual que el ERP o programa de gestión del colegio contenga un módulo de TPV avanzado. Tampoco que contenga una tienda virtual con pasarela de pago al mismo tiempo. Las ventajas son importantes porque nos permite tener ya las formas de pago, datos de clientes, financiar algunos pedidos grandes de inicio de curso y otras cuestiones que pueden ser de utilidad. Es importante que el TPV nos permita tener una visión de la rentabilidad de la Tienda , asi como de un control de stock eficiente que nos permita hacer inventarios valorados.
  5. Por último, hay que tener en cuenta algunos aspectos particulares de una tienda de colegio. Lo habitual es vender uniformes y complementos (vestimenta, piscina, deportes), libros y material escolar, así como recuerdos, insignias y demás productos promocionales del colegio. En el apartado de los libros y material escolar hay que considerar que existen packs de productos, esto es, agrupaciones de productos. Esto es importante de cara a afrontar determinadas épocas del año en los que se acumulan gran cantidad de pedidos. Por ejemplo, los libros suelen ser una cantidad de 10 libros que son de un determinado curso. Un padre, puede poder pedir el paquete de libros de un determinado curso con la posibilidad de quitar o poner los que no le interesen por las razones que sean. Es habitual ver las colas que se producen en las tiendas de los colegios al principio del curso por cuestiones de este tipo y otras , como pueden ser la posibilidad de hacer el pedido por internet y solo pasar a hacer las recogidas.

 

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