La gestión de los colegio se ha ido complicando a medida que se incrementa la oferta de servicios . El colegio no es sólo un lugar donde se imparte una formación reglada, sino que es mucho mas que eso: Es un lugar muy importante en la formación integral de los ciudadanos (con permiso de la familia por supuesto).
Los colegios representa un centro de confianza para los padres, por ello, resulta óptimo para contratar otros servicios adicionales como son: comedor, ruta escolar, venta de libros y uniformes, material escolar, idiomas, deportes, formación musical, excursiones e incluso, servicios digitales. A mayor cantidad de operaciones económicas mayor porcentaje de devoluciones e impagados.
A lo largo de estos casi 10 años en sector de la educación, tenemos una larga experiencia en la gestión económica de los colegios y queremos exponer algunas técnicas que hemos comprobado que minimizan las devoluciones.
Con la actual normativa SEPA para particulares, los clientes tiene un margen de 2 meses para poder devolver los recibos, lo que representa un riesgo importante para la empresa. Para profundizar en las especificaciones de la normativa SEPA pulse aquí.
Estas son las mejores prácticas para bajar las devoluciones
1.- Realizar la remesa bancaria y enviarla al banco lo antes posible.
Cada día de retraso puede suponer entre un 1% y un 3% en el incremento de las devoluciones. Es lógico que haya cierto retraso en el envio de la remesa, pues todos los meses hay altas y bajas en los servicios. Tener un sistema de gestión ágil que permita ir trabajando sobre él, día a día, permitirá, con un par de click, facturar y emitir la remesa sin fallos.
2.- Enviar un aviso a pagadores por correo electrónico cinco dias antes de que se vaya a producir el cargo. En ese aviso es importante detallar concepto, importe y fecha. De esta forma, el pagador podrá hacer la provisión económica y tenemos un margen de varios días para subsanar cualquier posible error, evitando así una devolución. Este tipo de envíos de correos masivos suele ser una funcionalidad a tener en su programa de gestión integrado pues de otra manera seria muy costoso su realización
3.- En cuanto a las devoluciones de recibos, resulta clave disponer de un buen sistema para automatizar y procesar de forma inmediata estas incidencias. Lo ideal es que el ERP permita leer el fichero de devoluciones del banco para ahorrar tiempo.
También es importante tener un procedimiento automatizado: por ejemplo, mandar un correo automático con una plantilla al cliente avisándole de dicha eventualidad, tienen efectos positivos, como es proyectar una imagen de organización en el centro. Está comprobado el efecto psicológico sobre futuras posibles devoluciones: un mejor control evita devoluciones futuras por parte del cliente.
En la notificación de la devolución que se envía al cliente, es muy beneficioso incluir un enlace a un sistema de pago alternativo como es la tarjeta de crédito, como forma de solucionar dicho problema de forma rápida. No hay que olvidar que un cliente puede no disponer de fondos en la cuenta corriente pero si dispondrá de crédito en su tarjeta de crédito
4.- Por último, plantearse cobrar algunos pagos recurrentes a través de la tarjeta de crédito puede ser una buena medida y una tendencia creciente como medio de pago: Es casi imposible o complicado hacer una devolución de un pago con tarjeta. En los últimos años las comisiones por cobro por tarjeta de crédito son tan bajas como la gestión de recibos por giro. En las tarjetas para poder cobrar ha de ser un pago recurrente del mismo importe todos los meses, pero esto es muy usual en los servicios contratados en los colegios
5.- Disponer de una pequeña agenda de gestión de recibos impagados y un control de deuda en tiempo real, en el propio software de recibos es también una técnica muy útil para organizar las gestiones de seguimiento de impagados. Un seguimiento minucioso garantiza siempre una mejor respuesta por parte del cliente de cara a ir liquidando esa deuda y a no volver a incurrir en una devolución
Pequeñas acciones que al final marcan la diferencia entre una simple gestión de recibos y una gestión eficiente que bajará impagados, ahorrando tiempo y dinero, sobre todo en estos contextos de crisis que se está avecinado y que inciden en mayor medida en todos aquellos servicios que no son de primera necesidad.
Puede profundizar más en la gestión de recibos en un post reciente sobre esta temática: Ver Sistemas de Gestión de recibos eficiente.
