Pasaron los tiempos del Boom de las plataformas de gestión educativa online que se produjo alrededor del fin de la primera década del presente siglo. Han pasado 7 años y nos encontramos con un mercado más maduro y desarrollado, pero, aunque parezca mentira, todavía existen bastantes colegios que no tiene una plataforma de comunicación con las familias. No suelen ser nuevos colegios sino más bien instituciones educativas que llevan muchos años de andadura y que, además, no están carentes de prestigio y buen hacer.
Cuando un centro se plantea contratar una plataforma piensa en el coste que ello conlleva, coste económico directo, la factura mensual vaya. El verdadero coste al principio no es ese, sino que es el coste derivado del esfuerzo de implantar el nuevo sistema de gestión, un coste de recursos humanos.
Este coste mensual de la plataforma que incluye un servicio integral pasa a engrosar la cifra de los costes estructurales o fijos del centro.
En los estudios que hemos realizado hemos podido verificar que, si hacemos un análisis pormenorizado de costes ocultos, una plataforma en la nube que se comercializa como servicio integral todo en uno, realmente no representa un gasto sino más bien un ahorro para el centro educativo. Vamos a desgranar esta afirmación que puede resultar un poco descabellada:
Todos estamos de acuerdo en que hay que hacer una gestión digital del alumnado y de los procesos administrativas y que para ello es preceptivo contar con algún tipo de soporte informático a nivel software y a nivel hardware introducir esa información. Detallando estos capítulos de costes tenemos lo siguiente:
COSTES SOFTWARE
- Compra de licencias del programa
- Mantenimiento o soporte del programa
- Actualizaciones del programa
- Gestión de copias de seguridad
- Software sistema operativo donde se aloje
- Antivirus, Firewall
COSTES HARDWARE
- Servidor, obsolescencia tecnológica
- Estación de trabajo y obsolescencia tecnológica
- Sistema de Backup
- Firewall o cortafuegos
- Mantenimiento y coordinación tecnológica
- Mantenimiento estaciones de trabajo
- Mantenimiento servidores
- Gestión copias seguridad
- Gestión seguridad, cortafuegos, antivirus
- Gastos de impresión comunicados, autorizaciones, boletines,… etc. (papel, sobres, tinta, impresoras, manipulación, archivo, …etc.)
- Gastos tiempo de atención telefónica, llamadas telefónicas, consultas entre profesores,..etc.
La mayoría de estos gastos se llaman “costes ocultos” , pues vienen en varias partidas y aunque suelen ser periódicos a veces no se perciben como tal sino mas bien como imprevistos. Por tanto, no resuelta justo comparar el coste de la compra de licencia y su mantenimiento con el coste de una plataforma integral vista como un servicio todo en uno. Lo riguroso será incluir todos esos costes ocultos personificados por meses.
Cada empresa tiene una estructura de gastos, pero nuestros estudios arrojan una cifra de costes de +130%-150% del sistema de gestión tradicional respecto a una plataforma como servicio integral, es decir que usted puede ahorrar un 30%-50% con una plataforma online, si hace un verdadero análisis de los costes ocultos. En estos cálculos no se tiene en cuenta los aspectos intangibles tales como:
- Mejora imagen del centro respecto a clientes
- Mejora clima de trabajo y organización en los empleados
- Incrementa la seguridad y los incidentes relacionados con ella
- Ahorra tiempo al personal
- Simplifica la gestión de las TIC
- Simplifica la aplicación de la LEY de Protección de Datos y los procesos de calidad
