En nuestra experiencia de consultoría con organizaciones educativas, de vez en cuando, cada vez menos, nos encontramos con centros de formación que se plantean desarrollar aplicaciones a medida para satisfacer sus necesidades administrativas.Dentro de nuestros clientes podemos diferenciar dos grandes grupos: Los Colegios de toda la vida, con educación reglada desde infantil hasta Bachillerato y Otros centros de formación, donde encontramos una gran diversidad de centros como son centros de Ciclos Formativos, Escuelas Infantiles, Academias de Idiomas, Academias de música, Academias de actividades extraescoalres, de estudios diversos e incluso Universidades y Postgrado. Sin duda, los colegios son los centros más avanzados y que más tiempo llevan utilizando estándares, primero porque su gestión es muy estándar, segundo, por su carácter oficial, se han visto obligados a cumplir una serie de requisitos legales.
Los centros de formación que no son colegios, tienen una variabilidad en la gestión que les puede llevar a pensar afrontar un desarrollo a medida, ante la imposibilidad de adaptarse a un estándar.
Partiendo de la premisa de que, hoy en día, cualquier desarrollo debe de ser Cloud, afrontar un desarrollo a medida va a exigir una gestión más exigente, por temas de seguridad, rendimiento , asi como la presencia de App complementarias como parte del desarrollo. Primero tendremos que estar convencidos de que un programa de gestión es importante para nuestro centro y puede traernos beneficios (Ver Post y Ver Post)
El desarrollo a medida tiene como principal beneficio ser como un guante que se adapta perfectamente a los procesos de gestión de la empresa y en contra, (que son ventajas a favor de los programas estándares) Los siguientes aspectos:
1.- Mayor coste desarrollo y mantenimiento,
2.- Mayor esfuerzo corporativo
3.- Mayor tiempo para implantarse
4.- Mayor Riesgo de proyecto fallido
5.-Mayor dependencia única de exterior
Hay un principio en económica que se llama economía de escala. Este principio, en algo “inmaterial” como es el software, tiene un carácter multiplicador. Explicamos esta afirmación de la siguiente manera: Hacer una silla a mano o hacer una silla en serie, resultará mas barato lo segundo. El software tiene la ventaja de que, diseñado una vez, se replica de forma automática a «coste 0», con lo que la economía de escala se multiplica por x de forma ilimitada.
¿Donde encontramos la limitación entonces?, en que surgen nuevos negocios y nuevas formas de gestionarse de forma contínua, con lo que nunca se llega a tener programas desarrollados estándares para todos.
En el sector educativo, podemos afirmar que existe ya un desarrollo bastante grande y, por tanto, será raro que no podamos adaptar nuestros procesos de gestión al software existente, sobre todo si este es altamente parametrizable (Otra problemática, que desarrollaremos otro día es ¿Cómo evaluar distintas soluciones?)
Antes de afrontar un desarrollo a medida, además de evaluar la oferta actual es necesario considerar los siguientes aspectos:
1.- Conocer la rápida evolución actual del software. Esto provoca que no es un sector propicio para inversiones fuertes, ni en desarrollos a medida, ni en licenciamiento, ni en equipamiento. Cuando queremos amortizar la inversión el producto es obsoleto o existe algo mejor y más barato.
2.- Contemplar determinados costes ocultos: infraestructura básica de servidores, sistemas operativos, replicas, backup, firewall, certificados seguridad, mantenimiento…etc. muy pesada para su tamaño.
3.- Considerar la simplificación del departamento TIC. Esta es una razón muy ligada a la anterior. Con una aplicación estándar se obtiene un único servicio que cubre varios aspectos de gestión
4.- Considerar que la Garantía de servicio, esto es, servicios de soporte y disponibilidad del software es uno de los servicios más complicado de preevaluar.
5.- Garantía y coste de los evolutivos. El fabricante es el que asume las innovaciones y cambios. Hay que tener en cuenta ratios como el coste de mantener el evolutivo respecto a la inversión inicial. No es extraño ponernos en márgenes del 20 o 25% anual, respecto al coste inicial.
6.- No infravalorar la capacidad de los fabricantes para saber dar respuesta a las necesidades del mercado. Es más probable que el fabricante tenga una visión mas panorámica del sector que el propio centro ya que un fabricante trabaja con cientos de instituciones y está obligado a conocer a fondo a su competencia para superarla
Como conclusión final, podemos decir que el desarrollo a medida es una “rara avis”, pero puede tener su explicación siempre que se conozcan bien las consecuencias de la estrategia empresarial adoptada y se haya estudiado el cuadrante de ventajas/desventajas. Tiene que haber una justificación para afrontar un sobrecoste, tanto en el desarrollo como en el mantenimiento y también asumir factores estratégicos y dependencias tecnológicas de empresas externas o departamentos propios. El tamaño de la institución debe de ser lo suficientemente grande como para asumir esa estructura de costes de forma sostenible en el tiempo. Hemos visto instituciones de 25000 alumnos que han sido incapaces de mantener esa infraestructura y han acabado perdiendo todo lo invertido en una aplicación propia que al cabo de 2 años esta muy por debajo de las funcionalidades estándares a un precio 3 o 4 veces.
