En los últimos tiempos cualquier organización educativa (colegio, académica, escuela infantil, escuela postgrado, universidad) es consciente que además de su gestión académica y económica tiene que tener una plataforma de gestión educativa que le ayude a estar en contacto con sus alumnos y docentes.
Es fundamental tener una plataforma de comunicación ágil para la comunidad educativa: poder enviar mails masivos con distintos filtros, comunicados push o mensajería SMS, gestión del aula (asistencias, incidencias, tablón de clase, calificaciones, controles y parciales) así como un repositorio de documentos que nos permita compartir recursos educativos. También es importante una gestión de horarios para que todos los interesados estén al día del mismo. Otras funcionalidades más avanzadas son también atractivas como pueda ser un sistema de entrega de trabajos o de exámenes y encuestas online o un calendario de petición de tutorías y gestión de agenda de profesores y alumnos.
Al margen de estas funcionalidades, que cada organización valorará, existen una serie de características fundamentales para acertar en la elección de la plataforma educativa:
- 100% Web: la plataforma debe de estar alojada totalmente en la web, no solo algunos módulos sino de forma íntegra, de otro modo habremos de mantener dos bases de datos, una local y otra en la nube. Esto puede llevar a problemas y mayores costes de infraestructura.
- Saas: software como servicio es la mejor fórmula para explotar una plataforma ya que simplificamos el departamento TIC y adaptamos los costes periódicos sin tener que afrontar grandes inversiones. Puede ser importante también asegurarse del nivel de servicio real a través de referencias de otros clientes. En el servicio ha de estar incluido la puesta en marcha, formación tanto inicial como continua, soporte 24 horas y telefónico por lo menos en una franja horaria así como actualizaciones y copias de seguridad.
- Multinavegador: quedo atrás aquella época en la que se optimizaban las webs para unos navegadores. Desconfía de aquella plataforma que esté optimizada para algún navegador en concreto, esto te estará indicando que es un desarrollo antiguo que no cumple los estándares de HTML5. Además dará problemas con dispositivos móviles.
- Multidispositivo: debe de permitir acceso desde PC, Mac, Tablet o Smartphone, ya que cada vez nos encontramos con usuarios de todos los tipos e incluso algunos pueden utilizar distintos dispositivos simultáneamente.
- Multiidioma: lo ideal es que el sistema contenga un repositorio de idiomas para incluir cualquier idioma y que estos sean elegibles por los usuarios.
- Integración con otros sistemas: es muy recomendable que la plataforma pueda “hablarse” con otros sistemas, lo ideal es que sea a través de Web service con acceso a la base de datos, pero eventualmente podría hacerse a través de estándar XML. Puede ser que se requiera integración con un programa contable, de nóminas, TPV virtual.
- Integridad y base de datos única: las ventajas de la base de datos única es la que permite explotar los datos de forma trasversal por toda la organización. Es fundamental que la base de datos sea siempre propiedad del centro educativo.
- Fiabilidad de la infraestructura y Copias de seguridad: puede ser importante informarse antes de donde se alojan los datos y conocer las medidas de seguridad de los CPD. Nos puede dar pistas acerca del potencial de la plataforma.
- Sin inversiones iniciales ni cánones de entrada: tampoco son buenos grandes compromisos temporales. En general hay que huir de aquellos sistemas que requieran inversiones iniciales fuertes de puesta en marcha de proyecto ni compromisos de permanencia más allá del año.
- Cumplimiento Ley de protección de datos: es fundamental conocer la ubicación de base de datos, medidas de seguridad del CPD y de la plataforma. También que la plataforma tenga un sistema de roles potente y flexible así como el sitio web vayan siempre cifrados por protocolo seguro.
